有些外贸公司在向对外贸易运输公司或其他有权受理对外货运业务的货运代理公司办理托运时，使用出口货物明细单，同时还需提交商业发票、装箱单等单据，有时还需提供合同。出口货物明细单是办理托运租船订舱时使用的重要托运单据之一，各公司的名称与格式虽不尽相同，但内容基本相似。出口货物明细单必须严格按照合同条款和信用证条款填写，内容必须与信用证完全一致，尤其是信用证中要求在提单上特别注明的内容必须在出口货物明细单上表示出来，其他要求船公司出具的证明或外贸公司的一些要求也可在此单据上表示出来。
出口货物明细单(见附样2-7)的主要内容和填写方法如下：
(1) 经营单位：应填写出口公司(信用证受益人)。
(2) 收货人：严格按照信用证规定填写提单的收货人。非信用证收汇方式按合同填写。
(3) 抬头人：严格按照信用证规定填写提单的抬头人。非信用证收汇方式按合同填写。
(4) 通知人：填写信用证规定的通知人。
(5) 运费：根据信用证规定填写“freight prepaid”(运费已付)或“freight collect”(运费到付)。
(6) 发票号、l/c号码、合同号等：如有需要，按信用证填写。
(7) 收汇方式：按合同规定填写实际收汇方式汇付、托收或信用证。
(8) 出口口岸：填写信用证规定的起运地，如信用证未规定具体起运地，按实际装货港填写。
(9) 目地港：填写信用证规定的目的地，如信用证未规定具体目的地，按实际卸货港填写。
(10) 可否分批：根据信用证条款，如允许分批，则填写“yes”，不允许分批，填写“no”。
(11) 可否转运：根据信用证条款，如允许转运，则填写“yes”，不允许转运，填写“no”。
(12) 装运期、有效期、提单份数：按照合同或信用证规定填写。
(13) 需要在提单上注明：严格按信用证要求填写，不可遗漏。
(14) 唛头：按合同或信用证要求填写运输标志。
(15) 货名规格及货号：按照合同或信用证规定填写。
(16) 件数及包装样式、毛重、净重、单价、总值、总体积等：按实际情况填写。
(17) 船名、提单号、提单日期等：按船公司提供。
(18) 注意事项：信用证中规定的与装运或船公司有关的事项。
